Las empresas generan cada día información sobre ventas, clientes, costes, operaciones o resultados. Sin embargo, tener muchos datos no significa disponer de información útil para tomar decisiones. Cuando estos se encuentran repartidos entre diferentes herramientas, archivos o departamentos, obtener una visión clara del negocio puede resultar complicado.
El Business Intelligence permite transformar esos datos en información organizada y accesible, facilitando el seguimiento de la actividad y la detección de aspectos relevantes. Además, no es una solución reservada únicamente a grandes compañías. En este artículo veremos qué es el Business Intelligence, qué ventajas ofrece, qué herramientas existen y cómo implementarlo correctamente en una empresa.
Qué es el Business Intelligence
El Business Intelligence (BI) es una forma de analizar la actividad de una empresa a partir de los datos que genera. Para ello, utiliza tecnologías capaces de recopilar, ordenar, relacionar y analizar información procedente de distintas áreas del negocio.
Los resultados pueden consultarse mediante informes, gráficos, indicadores o cuadros de mando, lo que permite conocer con mayor facilidad qué está ocurriendo en cada momento. Además, el BI puede ofrecer diferentes niveles de información según el usuario: dirección puede consultar una visión general, mientras los responsables de ventas, finanzas u operaciones acceden a los datos relacionados directamente con su trabajo.
Diferencia entre business intelligence y business analytics
Aunque Business Intelligence y Business Analytics trabajan con datos empresariales, tienen enfoques diferentes y suelen utilizarse de forma complementaria:
- Business Intelligence (BI): se centra principalmente en conocer qué está ocurriendo y qué ha ocurrido en la empresa. Permite analizar datos actuales e históricos como ventas, costes, márgenes, productividad o cumplimiento de objetivos.
- Business Analytics (BA): profundiza en esos datos para entender por qué se producen determinados resultados y anticipar qué podría ocurrir. Para ello, puede utilizar análisis estadísticos, modelos predictivos y otras técnicas avanzadas.
En términos sencillos, el BI ayuda a entender la situación del negocio y el Business Analytics permite profundizar en sus causas y posibles escenarios futuros.
Ventajas del business intelligence
Una solución de Business Intelligence bien implementada permite aprovechar mejor la información disponible y mejorar el control sobre diferentes áreas del negocio. Estas son algunas de sus principales ventajas:
Mayor control sobre la actividad
Permite consultar indicadores de ventas, costes, rentabilidad, producción, inventario o compras y comparar resultados entre periodos, departamentos o unidades de negocio.
Información actualizada
La automatización reduce el tiempo dedicado a preparar informes manualmente y facilita trabajar con datos actualizados y criterios comunes entre las distintas áreas.
Detección de desviaciones y tendencias
El seguimiento de los indicadores ayuda a identificar cambios, desviaciones respecto a objetivos y tendencias que pueden requerir atención o representar una oportunidad.
Decisiones mejor fundamentadas
Los responsables pueden analizar información objetiva y comparable para evaluar resultados, establecer prioridades y planificar acciones con mayor conocimiento.
Información adaptada a cada usuario
Los roles y permisos permiten mostrar a cada perfil los datos y funcionalidades que necesita para desarrollar su trabajo.
Mayor capacidad de crecimiento
Una solución bien diseñada puede incorporar nuevas fuentes, usuarios, indicadores, áreas o funcionalidades conforme evolucionan las necesidades de la empresa.
Herramientas de business intelligence más utilizadas
Entre las herramientas de Business Intelligence más conocidas encontramos Microsoft Power BI, Tableau, Qlik Sense y Looker. Aunque presentan diferencias en sus funcionalidades y enfoque, todas permiten analizar datos y crear informes o cuadros de mando interactivos.
Mejores herramientas de business intelligence según el tamaño de empresa
La elección no debería depender únicamente del tamaño de la empresa o de la popularidad de una plataforma. Es necesario valorar qué datos existen, qué procesos queremos analizar, quién utilizará la información, qué permisos necesita cada usuario y cómo puede evolucionar el proyecto. En algunos casos, una herramienta estándar será suficiente; en otros, desarrollar una solución a medida permitirá responder mejor a necesidades específicas.
Business intelligence para pymes
El Business Intelligence para pymes resulta especialmente útil cuando controlar la actividad implica revisar hojas de cálculo, consultar varias aplicaciones o preparar informes manualmente. También cuando ventas, administración, producción u otras áreas necesitan compartir información y trabajar con criterios comunes.
Su implantación no tiene que comenzar con un proyecto complejo. Una pyme puede empezar por un área especialmente importante, como ventas, finanzas, producción o compras, determinar qué información necesita y desarrollar una primera solución para controlarla. Si todavía no existe una estructura tecnológica adecuada, el primer paso será organizar los datos y establecer una base fiable sobre la que construir el proyecto.
Cómo implementar business intelligence en tu empresa
Implementar Business Intelligence requiere definir primero qué necesita realmente la empresa. Antes de elegir herramientas o diseñar cuadros de mando, es importante saber qué queremos controlar y qué datos necesitamos para hacerlo.
Fases del proyecto de implementación
Aunque cada proyecto es diferente, podemos establecer varias fases:
- Definir los objetivos: determinar qué procesos queremos controlar, qué preguntas necesitamos responder y qué indicadores serán necesarios.
- Revisar los datos disponibles: localizar las fuentes, comprobar su calidad y detectar información que falta o necesita organizarse.
- Diseñar la arquitectura: establecer cómo se almacenarán, relacionarán y actualizarán los datos, además de definir la seguridad, los roles y los permisos.
- Desarrollar la solución: crear los informes, indicadores y cuadros de mando necesarios y comprobarlos con los usuarios.
- Implantar y evolucionar: formar al equipo y preparar la solución para incorporar nuevas necesidades en el futuro.
Errores habituales a evitar
Durante la implementación conviene evitar algunos problemas frecuentes:
- Intentar abarcar toda la empresa desde el principio.
- Utilizar datos poco fiables o desactualizados.
- Crear demasiados indicadores sin una finalidad clara.
- Mantener informes antiguos que ya no aportan valor.
- No definir correctamente roles, permisos y responsabilidades.
Un planteamiento progresivo permite validar la solución antes de ampliarla y realizar ajustes cuando sean necesarios.
Cuándo contratar una consultoría de business intelligence
El apoyo especializado cobra sentido cuando existen varias fuentes de datos, información inconsistente, necesidades específicas de seguridad o falta de perfiles internos capaces de diseñar la arquitectura. También puede ser necesario cuando el proyecto afecta a varios departamentos o empresas y requiere definir correctamente cómo se organizará y utilizará la información.
La consultoría no debería limitarse a instalar una plataforma: debe entender procesos, definir información útil y diseñar una solución a medida sostenible y segura.
Business Intelligence a medida con i3Code
Cada empresa necesita analizar información diferente y, en muchos casos, una herramienta estándar no responde exactamente a su forma de trabajar. En i3Code desarrollamos soluciones de Business Intelligence a medida, planteadas a partir de los procesos, objetivos y necesidades reales de cada organización.
Nuestro trabajo comienza por entender qué necesitas conocer, controlar y mejorar. A partir de ahí, diseñamos y desarrollamos una solución que facilite el acceso a la información realmente importante para el negocio, sin añadir complejidad innecesaria.
Además, el proyecto no termina con la puesta en marcha. Podemos seguir trabajando sobre la solución para adaptarla a los cambios que se produzcan en la empresa y a las nuevas necesidades que aparezcan.
¿Quieres saber cómo aprovechar mejor los datos de tu empresa? Contacta con i3Code y cuéntanos qué necesitas. Los datos ya están ahí; hagamos que trabajen para tu negocio.
Comprometidos con la excelencia
