En una obra, registrar las horas trabajadas es fundamental para saber cuánto tiempo dedica cada profesional a un proyecto y controlar mejor los recursos empleados. El problema aparece cuando esta gestión depende de partes en papel, hojas de cálculo o documentos que después hay que recopilar y revisar.
Una app de partes de trabajo permite registrar y centralizar la información de cada parte sin utilizar documentos en papel. El jefe de obra puede registrar las horas desde el móvil y la información queda centralizada y disponible para los perfiles que la necesitan. Así, se reducen tareas manuales y resulta más sencillo consultar los datos de cada obra.
Cómo se gestionan hoy los partes de horas (y lo que cuesta)
En muchas empresas de construcción, el jefe de obra anota qué trabajadores han participado, cuántas horas han realizado y a qué proyecto o tarea corresponde ese tiempo.
Cuando el proceso es manual, suele implicar varios pasos:
- Rellenar el parte en la obra.
- Recopilar y enviar los documentos.
- Revisar que la información esté completa.
- Pasar los datos a Excel, un ERP u otra herramienta.
Este proceso requiere tiempo y hace que la información pueda quedar repartida entre documentos, archivos y diferentes sistemas. Como consecuencia, encontrar un dato o consultar las horas de una obra puede resultar más complicado.
Además, si los partes llegan tarde o los datos deben introducirse manualmente, también se retrasa el control de horas en obra y la empresa dispone de información menos actualizada sobre sus proyectos.
Qué es una app de partes de trabajo digitales
Una app de partes de trabajo permite registrar y centralizar las horas de los trabajadores sin utilizar partes en papel. Si se desarrolla a medida, puede adaptarse a los datos y procesos que necesita cada empresa.
Los partes de trabajo digitales pueden incluir:
- Trabajador.
- Obra o proyecto.
- Fecha.
- Horas realizadas.
- Tarea o actividad.
- Observaciones.
También se pueden crear diferentes roles y permisos. Por ejemplo, el jefe de obra puede registrar las horas, administración revisarlas y dirección consultar los datos que necesita.
Además, conviene diferenciar:
- Fichaje en obra: registra el inicio y final de la jornada.
- Imputación de horas: indica cuánto tiempo se dedica a cada obra, proyecto o tarea.
Ambas funciones pueden formar parte de una misma aplicación si la empresa necesita gestionar conjuntamente el horario y las horas dedicadas a cada proyecto.
Cómo funciona: del móvil del jefe de obra a una gestión centralizada
Una app de partes de trabajo debe adaptarse a la forma de trabajar de la empresa. Antes de desarrollarla se define qué datos hay que registrar, quién los introduce y qué necesita consultar cada perfil.
A partir de ahí, el funcionamiento puede ser sencillo:
Imputación de horas por trabajador y por obra
El jefe de obra selecciona al trabajador e indica las horas que ha dedicado a cada obra, proyecto o tarea. Así, la imputación de horas en construcción queda registrada desde el origen, sin tener que trasladar después la información desde un parte en papel.
La aplicación puede incluir únicamente los campos que necesita la empresa, facilitando el trabajo diario.
Acceso desde móvil, tablet o escritorio
Cada usuario puede acceder desde el dispositivo que resulte más práctico:
- Jefe de obra: registra las horas desde el móvil o la tablet.
- Administración: revisa y gestiona la información desde el ordenador.
- Dirección: consulta los datos necesarios para controlar los proyectos.
Además, los roles y permisos permiten decidir qué puede ver, introducir o modificar cada usuario.
Datos centralizados y preparados para crecer
Toda la información queda centralizada y puede consultarse mediante listados, tablas, resúmenes o gráficos, según las necesidades de la empresa.
Para conseguirlo, el proyecto debe partir de una arquitectura y una base de datos bien estructuradas. Esto permite organizar la información, establecer diferentes niveles de seguridad y preparar la aplicación para futuras necesidades.
Si más adelante la empresa necesita nuevas funciones, pueden incorporarse módulos sin tener que empezar desde cero. Así, la herramienta puede evolucionar a medida que cambian los procesos, aumenta el volumen de datos o crece la organización.
Ahorro de tiempo en la gestión: antes vs. después
Digitalizar los partes permite eliminar pasos manuales y tener la información disponible desde el momento en que se registra.
Antes, con partes manuales:
- El jefe de obra rellena el parte.
- Los documentos se envían a la oficina.
- Administración revisa y traslada los datos.
- La información puede quedar repartida en diferentes archivos.
- Consultar un parte anterior requiere localizarlo.
Después, con partes de trabajo digitales:
- Las horas se registran directamente desde la obra.
- Los datos quedan centralizados.
- Cada usuario accede según sus permisos.
- La información se consulta cuando se necesita.
- Se reducen tareas repetitivas y errores manuales.
El resultado es una gestión más rápida y ordenada. La empresa dedica menos tiempo a recopilar, buscar y trasladar datos y consigue mayor trazabilidad y un control de horas en obra más actualizado.
i3Code: software a medida para digitalizar los partes de trabajo
En i3Code podemos desarrollar una app de partes de trabajo a medida para sustituir procesos manuales y adaptar la gestión a las necesidades de cada empresa. La herramienta puede permitir registrar horas desde la obra, centralizar los datos y establecer diferentes roles y permisos.
Antes de desarrollar el software, analizamos cómo se gestionan los partes, qué información necesita la empresa y quién va a utilizarla. A partir de ahí, diseñamos la arquitectura, las bases de datos y las funcionalidades necesarias.
Además, el proyecto queda preparado para incorporar nuevos módulos si las necesidades cambian o la empresa crece. Así, no tienes que adaptarte a una aplicación cerrada: el software se adapta a tu forma de trabajar.
¿Quieres simplificar el control de horas en obra? Cuéntanos cómo trabajas y estudiaremos una solución adaptada a vuestra empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona una app de partes de trabajo?
Permite registrar las horas y actividades desde el móvil o la tablet y centralizar la información para que los usuarios autorizados puedan consultarla y gestionarla.
¿Se pueden registrar las horas de los trabajadores desde la obra?
Sí. El responsable puede realizar la imputación de horas en construcción directamente desde la obra, indicando el trabajador, proyecto, tarea y tiempo dedicado.
¿Es lo mismo el fichaje en obra que un parte de horas?
No. El fichaje en obra registra el inicio y final de la jornada, mientras que el parte permite indicar las horas dedicadas a cada obra, proyecto o tarea.
¿Es necesario tener un ERP para digitalizar los partes?
No. Los partes de trabajo digitales pueden sustituir procesos realizados con papel, Excel u otros documentos. Si ya existe un ERP, se puede estudiar cómo encajarlo dentro del proyecto.
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